WIE DIGITALISIERUNG GREIFBAR WIRD

Prozesse und Strukturen verändern sich. Verändern Sie mit.

Bleiben Sie entspannt ... das meiste machen sowieso wir.

Von der Präsentation bis zur Implementierung sind wir für Sie in der Pflicht. Projektpläne, Vorschläge zur Archivierung und Recherche von Belegen, Pflichtenheft, Implementierung, Support und Nachtbetreuung. Lassen Sie das bei uns und fangen Sie an, das DMS zu nutzen bis es sich amortisiert hat. In der Regel schon im ersten Jahr.

Denn eines ist klar: das digitale Dokumentenmanagement erleichtert Ihre alltäglichen Arbeitsabläufe und bringt Ihre Mitarbeiter in eine effizientere und entspannte Arbeitsweise.

⁕ ENTSCHIEDEN AGIEREN

Klar, die Zeit läuft, es kommen immer mehr Spieler aufs Feld die von Anfang an Ihre Geschäftsmodelle digital optimieren.

Gehen Sie in Führung und entscheiden Sie sich für ein Dokumenten-Management-System, das Ihnen Transparenz in der Belegflut schafft und Ihre Geschäftsprozesse sicher in Workflows geführt zum erfolgreichen Abschluß leitet.

⁕ AKTIV WERDEN

Sie haben sich für die Digitalisierung Ihres Unternehmens entschieden? Wunderbar, sprechen wir das Thema DMS kurz durch.
Telefon, eMail, WhatsApp, wie es Ihnen am liebsten ist. Ich bin für Sie da. Und keine Sorge, kein Verkaufsgespräch, reden wir einfach über die Wünsche und Anforderungen für Ihr Unternehmen und darüber, was Sie vom DMS erwarten. Sie entscheiden dann in Ruhe, ob Sie mehr wissen und sehen wollen.

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Wir können dann einen Termin für eine Präsentation vereinbaren, in dem Sie und Ihre KeyUser sich einen Überblick über das DMS verschaffen können.

Grundsätzlich werden Sie bestimmt mindestens drei Anbieter kontaktieren und sich das DMS in einer Präsentation zeigen lassen. Sollten Sie auch, die Investition in ein Dokumenten-Management-System soll sich schließlich auch lohnen.

⁕ PRÄSENTATION

Beschreiben Sie im Vorfeld der Präsentation einen Geschäftsvorfall, den Sie gerne in der Präsentation abgebildet sehen würden.
So würden sich alle Beteiligten gleich von Anfang an besser abgeholt fühlen. Wichtiger Punkt!
Zusätzlich dazu, dass das DMS alle Funktionalität bieten soll, ist es sehr wichtig, dass die Mitarbeiter ein gutes Gefühl für die Arbeit im DMS bekommen, mit dem sie in Zukunft einen größeren Teil der Recherche und Bearbeitung durchführen werden.

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Die Präsentation ist kostenfrei, das gehört auch zum Service eines kompetenten Partners.
Eine Bitte aber: bringen Sie zu dem Termin alle wichtigen Mitarbeiter bzw. Key-User zur Präsentation mit. Dabei sollten Sie sowohl die zukünftigen Anwender wie auch budgetverantwortliche Entscheider und IT-Verantwortlichen berücksichtigen.
Ein späteres "Nein, das ist nichts für unsere Abläufe" oder "viel zu unhandlich" kann später teuer werden, das muss nicht sein.

IST/SOLL-ANALYSE


Treffen wir uns zu einem Workshop bei Ihnen. Für die IST/SOLL-Analyse sollten wir ein Team aus Key-Usern aus allen betroffenen Abteilungen zum Dialog zusammengestellt haben. Es geht dabei noch nicht um den engültigen Wurf, wichtig ist, dass wir alle Belege und Prozesse identifizieren können, die in Zukunft im DMS abgebildet sein sollen und in den Workflows einen sofortigen Mehrwert für Sie schaffen können.

Im weiteren Verlauf des Projekts werden wir dann die restlichen Belege mit Ihren Metadaten ermitteln und in das DMS einbringen. In dem Schritt können wir uns dann auch um Verbesserung oder Veränderung der Prozesse kümmern.

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Noch ein Hinweis zur Definition des Soll-Zustandes: Stellen Sie ganz individuell fest, welchen konkreten Nutzen das DMS Ihrem Unternehmen bringen soll. Der Nutzen durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems ist vielseitig:
Sie verbessern dadurch innerbetriebliche Abläufe, sparen Kosten für Büro- und Archivräume und können gesetzliche Vorgaben im Hinblick auf den Datenschutz leichter erfüllen. Nehmen Sie sich also die Zeit für eine diffe­ren­zierte Ana­lyse der vor­han­de­nen Doku­men­ten- und Informations­prozes­se.

Und keine Angst vor der „Paralyse durch Analyse“. Wir gehen gerne zusammen durch den Aufnahmeprozess zur Definition des Soll-Zustandes.
Lassen Sie sich nicht blockieren, wenn Sie in einer Abteilung nicht zum Kern des Problems oder bei der Ist-Analyse kein Modell für die zukünftige Dokument- und Informationsstruktur finden, die im DMS abgebildet werden soll. Beziehen Sie uns mit ein, wir helfen wirklich gerne.

⁕ PROJEKTPLAN

Jetzt wissen wir also, wohin die Reise geht, wunderbar. Nachdem dann also das Pflichtenheft für Sie erstellt und mit Ihnen abgestimmt ist werden wir den Projektplan erstellen. Dabei sollte Gewicht auf aktuelle Auslastung und freie interne Ressourcen bei Ihnen gelegt werden. Schließlich wollen wir vermeiden, dass durch den Einführungsprozess Ihre Key-User und damit Abteilungen blockiert werden. Time is... na Sie wissen schon

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Der detaillierter Zeitplan zeigt Ihnen dann von Anfang bis Ende Ihres DMS-Projekts die Reihenfolge der zu erledigenden Aufgaben sowie die Namen der verantwortlichen Personen. Der Zeitplan dient als Leitfaden für den gesamten Verlauf des Projekts. An ihm kann man sich orientieren und prüfen, ob alle Aufgaben rechtzeitig erfüllt wurden und welche Aufgaben als Nächstes zu erledigen sind.


⁕ IMPLEMENTIERUNG

Nachdem wir Pflichtenheft und Projektplan mit Ihnen abgestimmt haben werden wir in einem Remote- oder Vor-Ort-Termin das DMS installieren und konfigurieren. Sobald wir den Initial-Test durchgeführt haben, kommen Ihre Key-User ins Spiel für Test- und Abnahme. Auch während dieser Phase werden wir Sie natürlich unterstützen. Es gibt oft noch etwas zu justieren oder Mitarbeiter zu schulen.

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Apropos, die Schulung Ihrer Administration und Key-User erfolgt schon während der Implementierung damit sie für die Test-Phase vorbereitet sind.
Sobald das Pflichtenheft und evtl. Anpassungswünsche umgesetzt ist, findet die abschließende Abnahme statt. Diesen Stand dokumentieren wir für Sie und übergeben alles an Ihre IT-Abteilung zur Einbringung in ... die Verfahrensdokumentation. Schon sind Sie ein großes Stück im Digitalen zuhause.
Standardmäßig werden wir uns nach 6 Monaten bei Ihnen melden um sicherzustellen, dass Sie mit Ihrem DMS zufrieden sind.


⁕ UND WENN'S DOCH MAL BRENNT?

Und keine Sorge, Sie bekommen ∞Support∞. Nach der Einführung Ihres DMS werden wir Sie weiterhin umfassend betreuen. Zum Beispiel beim Digital-Check 2 nach sechs Monaten. Da können wir dann gerne mögliche Verbesserungen on-the-fly einführen.

Das DMS ist der Kern in jedem digitalisierten Unternehmens

Es ist der zentrale Punkt, an dem das Wissen aus unterschiedlichen Bereichen zusammenfließt

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