DIE INFOS RUND UM DMS

(Fast) alles, was Sie wissen müssen

Die Frage ist nicht mehr, ob Ihr Unternehmen ein DMS benötigt, die Frage ist: Wie lange werden Sie warten, das DMS einzusetzen.

Das Dokumenten-Management-System ist die Sammelstelle aller Informationen, der Verteiler von Aufgaben, die einheitlichste Schnittstelle für Ihre Geschäftsprozesse. Der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems ist der Einstieg in die Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Warten kostet nur Zeit und Geld. Es ist vielleicht nicht besonders "vertrieblich" das zu sagen, aber wer sich nicht jetzt mit dem Thema befasst wird in ein paar Jahren nicht mehr mitspielen oder sich mit den anderen den letzten Platz teilen. Ob Sie unser DMS nehmen oder ein anderes, werden Sie aktiv und bringen uns wieder nach vorne.

DMS (Dokumenten-Management-System) steht für für alle Funktionen der kollaborativen Dokumenten­bearbeitung.

DMS bedeutet Dokumenten-Management-System und ist laut dem Digitalverband Bitkom analog zu Enterprise Content Management (ECM) ein (weiterer) Oberbegriff für alle Arten Dokumentenverwaltender Systeme. Der Begriff Dokumenten-Management-System beinhaltet sowohl Archivsysteme als auch solche Systeme, die Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus – von der Entstehung, über die Verwaltung unterschiedlicher Versionsstände bis zur unveränderbaren Aufbewahrung (Archivierung) – verwalten können.

Bisher, vor dem Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen wurden z.B. Dateiserver zur Ablage von Dokumenten eingesetzt.
Problem: Dokumente verschwinden in unübersichtlichen Verzeichnisstrukturen. Und allein schon die Dokumentenablage erfordert Disziplin – vom vereinbarten Namensschema für Dateien über den richtigen Ablageort bis hin zur Verschlagwortung, falls überhaupt möglich. Diese Art der Organisation erweist sich in der Regel als ungenügend für das tägliche Dokumenten-Management.

Ein digital ausgereiftes DMS bietet eine andere Herangehensweise. Das Dokument wird nun datenbankgestützt in ein Dokumenten-Management mit verschiedensten Informationen (MetaDaten) abgelegt. Diese MetaDaten dienen dazu, Dokumente schnell auffindbar zu machen, die Dokumente digitalen Akten zuzuordnen und mittels Workflow-gestützter Prozesse diese Dokumente

Je nach genutztem DMS verfügt ein elektronisches Dokumenten-Management über verschiedene weitere Funktionen. Als wichtige, häufig verwendete Funktionen sind zu nennen: Revisionssicherheit, Versionierung, Archivierung, Voraussetzungen zur Datenschutzkonformität, Workflows, gruppenbasierte Berechtigungen und viele weitere mehr. Gerade für verteilte Organisationen, also Unternehmen mit mehreren Standorten, vereinfacht und beschleunigt ein DMS die tagtägliche Arbeit ungemein

Informationen schnell verfügbar, Prozesslaufzeiten drastisch verkürzen

Zeitgemäße Dokumenten-Management-Systeme helfen sowohl Prozesslaufzeiten wie auch die Zeit bis zur Bereitstellung von Dokumenten in Unternehmen erheblich zu verkürzen. Damit unterstützt ein DMS Geschäftsprozesse beliebiger Art. Dies setzt natürlich ein datenbankgestütztes DMS voraus. Bestimmte Nutzergruppen besitzen unabhängig vom jeweiligen Standort den Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente im DMS.

Ferner soll ein DMS auch andere Geschäftsprozesse flankieren, verbessern und vereinfachen. Man denke hier an Personalprozesse, an die Eingangsrechnungsverarbeitung, P2P-Prozesse etc. Das passende Stichwort hierzu ist DMS-Workflow. Im Grunde genommen bezeichnet der Terminus Workflow dabei den Sachverhalt, dass das Dokumenten-Management weitere Aufgaben vereint und automatisiert, wie zum Beispiel Terminüberwachung, Eskalationsmanagement, Urlaubsvertretungen etc.

Das DMS digitalisiert manuelle Prozesse und optimiert sie

Dokumente oder allgemein Informationen liegen unternehmensseitig in zwei verschiedenen Formen vor: schon elektronisch oder noch in Papierform. Diese Informationen müssen in das Dokumenten-Management-System überführt werden.

Zeitgemäße, nachhaltige DokumentenManagementSysteme arbeiten dazu nach folgendem Schema:
Ein Dokument wird erfasst, bestimmte Dokumenteninformationen werden ausgelesen, eine Dokumenten-ID vergeben.
Das Dokument und die Metadaten werden in einer Datenbank gespeichert.
Der große Vorteil: Über die Dokumenten-ID bleibt das Dokument klar identifizierbar und geht im DMS nicht verloren.

Zugriff auf diese Informationen des DMS erhalten Mitarbeiter über installierte Software oder durch einen browserbasierten DMS-Webclient, was den Vorteil bietet, dass das DMS über den Browser der Wahl erreichbar wird: einfach jederzeit und überall, auch via Smartphone/Tablet.

Erfassen von Informationen im Dokumentenmanagementsystem

Je nach Medienart nimmt das Erfassen von Dokumenten unterschiedliche Wege im DMS. Liegen die Informationen bereits in elektronischer Form vor, sind zeitgemäße Dokumentenmanagementsysteme in der Lage, diese Informationen weitgehend automatisch in das DMS zu überführen.
Um papierbasierte Dokumente zu erfassen, nutzt ein DMS in der Regel einen Scanner mit OCR für die digitale Belegerfassung.

Verteilen von Informationen im Dokumentenmanagementsystem

Von nun an ist alles digital und Medienbrüche finden nicht mehr statt. Ein großer Vorteil eines DMS besteht darin, dass alle Dokumente und Informationen automatisiert im Workflow an die zuständigen Unternehmensabteilungen geleitet werden.

Wohin die Dokumente respektive die Informationen schließlich transportiert werden, nimmt das DMS im Wesentlichen anhand der getroffenen Kategorisierung vor. Durch erkannte und ausgelesene Informationen bestimmt das DokumentenManagementSystem zum Beispiel: Bei einem Dokument handelt es sich um einen Lieferschein, eine Eingangsrechnung oder einen Vertrag etc.

Dokumenten-Management-Systeme und Workflows – zurücklehnen und einfach arbeiten lassen

Dokumententransport und Bearbeitung von Dokumenten der einzelnen Abteilungen können in einem modernen DMS vollständig elektronisch erfolgen. Im Rahmen eines Workflows sendet ein Dokumenten-Management-System die zu bearbeitenden Dokumente anhand definierter Parameter (Kategorie, Projekt, Kundennummer etc.) automatisch an die zuständigen Bearbeiter oder Gruppen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens.

Wichtig an dieser Stelle: Dabei wird nicht das Dokument selbst versendet, sondern nur der Link auf das betreffende Dokument im Dokumenten-Management-System. Die Benachrichtigung erfolgt entweder im DMS selbst oder per E-Mail. Das hat den Vorteil, dass das Dokument während des Workflows für alle anderen autorisierten Mitarbeiter zugänglich bleibt. Damit gehören Dokumentenkopien ebenso der Vergangenheit an wie die daraus erwachsende Unübersichtlichkeit.

Ein gutes DMS zeichnet sich dadurch aus, dass es die Option zweier Arten von Workflows zulässt: Ad-hoc Workflows für selten auftretende Aufgaben und umfangreichere, feste Workflows für wiederkehrende Aufgaben.
Der Unterschied zwischen beiden:
Ad-hoc-Workflows lassen sich bei Bedarf schnell erstellen und einrichten, verfügen vorab über kein festes Prozessmodell. Sie stellen also das passende Werkzeug zur Lösung einfacher Aufgaben dar, die sich erst im laufenden Arbeitsalltag ergeben.
Beispiel: Sie stellen zum zweiten Mal fest, dass Rechnungen des Kunden XY bei der Verarbeitung aufwerfen. Da Sie Skonti-Erlöse nutzen und Mahngebühren vermeiden wollen, lassen Sie sich und Ihren Arbeitskollegen einfach über das Dokumentenmanagement über das Eintreten dieses Falles benachrichtigen. Gerade in der Kombination von Workflow Management mit ERP-System lassen sich hier zeitsparende Vereinfachungen realisieren.

Aufgaben und Termine – Workflows im DMS
Ein leichter und ganz grundsätzlicher Workflow, der sich mit einem Dokumenten-Management-System umsetzen lässt, ist die Aufgaben- und Terminüberwachung. Das funktioniert ganz einfach. Schon beim Eintreffen im DMS wird ein Dokument an eine Gruppe von Bearbeitern versendet – und an dem Dokument „hängt“ ein festgelegter Zeitpunkt, eine „Deadline“, bis zu dem die auf das Dokument bezogene Aufgabe erledigt sein muss.
Kümmert sich bis zu diesem Zeitpunkt keine Person um die Aufgabe, tritt das Eskalationsmanagement ein. Heißt: Es kommt zu einer Erinnerung über den offenstehenden Sachverhalt. Reagiert erneut keiner der betreffenden Mitarbeiter auf den Hinweis des DMS-Workflows, können automatisiert Hinweise zum Beispiel an den Teamleiter eskalieren.

Komplexere DMS-Workflows
Natürlich lassen sich auch umfangreichere Workflows mit einem Dokumenten-Management-System umsetzen: so zum Beispiel der Eingangsrechnungs-Workflow. Unschwer zu erkennen, dass dieser Workflow aus mehreren sachlichen und fachlichen Prüfungen besteht – mit anschließender Übergabe an ein ERP-System zur Verbuchung der Rechnung und letztendlicher Archivierung.

Folgendes Prozessbild zeigt einen Eingangsrechnungs-Workflow samt aller Entscheidungen vom Rechnungseingang über die Verbuchung bis zur Archivierung.

Deutlich wird also an der oben gezeigten Illustration, dass auch komplexere DMS-Workflows mit einem aktuellen DMS ohne Weiteres möglich sind.
Ein gut funktionierendes DMS befreit von zeitintensiven Routineaufgaben und schafft Zeit für produktive Tätigkeiten.

Versionierung von Dokumenten im DMS

Das Thema der Versionierung und Versionskontrolle nimmt einen großen Stellenwert im Bereich des Dokumenten-Managements ein. Stichwort „Nachvollziehbarkeit“. Ursprünglich stammt das Problem der Versionierung und Versionskontrolle aus der Software-Entwicklung.

Im Kontext des Dokumenten-Managements lässt sich das wie folgt veranschaulichen: Durch Bearbeitungen eines Dokuments entstehen im Laufe der Zeit verschiedene Versionen des Dokuments im DMS. Arbeiten mehrere Personen an einem Dokument, resultieren daraus auch mehrere Dokumentenversionen. Für alle Bearbeiter stellt sich früher oder später die Frage, welche Dokumenten-Version denn nun die aktuelle ist.
Dieses Problem lösen Dokumenten-Management-Systeme, indem sie idealerweise für jede Version einen Zeitstempel mit Kennung des Bearbeiters erzeugen und dem Betrachter präsentieren. Natürlich lässt sich auch über ein DMS in die Versionsgeschichte eines Dokuments reisen – so bleiben alle Änderungen am Dokument im Dokumenten-Management-System nachvollziehbar.

Dokumenten-Management: Dokumente und Revisionssicherheit

Mit Sicherheit zählt die eben beschriebene Versionierung von Dokumenten innerhalb des DMS-Systems zu den hilfreichsten Funktionen.
Eine Frage, die immer wieder in diesem Kontext auftaucht, ist die nach der Revisionssicherheit von Dokumenten. Was bedeutet nun Revisionssicherheit? Kurze Antwort: Man möchte sicherstellen, dass ein Dokument während der Lebenszeit im Dokumenten-Management-System nicht verändert, manipuliert wurde – ohne dass es nachvollzogen werden kann. Der Ursprungsbeleg ist dabei immer im Original rechtssicher archiviert.

Wie aber gewährleistet ein Dokumenten-Management-System die Revisionssicherheit eines Dokuments? Ein Beispiel zur Illustration: Wer würde sich dazu in der Lage sehen, aus einem Fundus von 1000 Dokumenten ein beliebiges Dokument zu ziehen und zu behaupten: Das ist das unveränderte Dokument?

Um dies sicherzustellen, verfügt ein modernes DMS über Prüfsummen. Derartige Prüfsummen, auch Hashwerte genannt, werden aus dem Dokumenteninhalt berechnet. Diese Hashwerte sind eindeutig. Heißt: gleicher Dokumenteninhalt, gleiche Prüfsumme. Und ein verändertes Dokument zieht zwangsläufig dann eine andere Prüfsumme nach sich. Das DMS-System übernimmt diese Aufgabe im Hintergrund und zeigt den errechneten Status an. Die Dokumente sehen auf den ersten Blick völlig gleich aus. Aber schon wenn nur ein nicht sichtbares Pixel verändert ändert sich damit die Prüfsumme, anhand derer sich das Dokument immer verifizieren lässt.

Grundsätzliches zur Archivierung im DMS

Natürlich verfügt ein DMS-System ebenfalls über ein Archiv. Auf diese Option sollten Sie unbedingt achten. Der Grund liegt auf der Hand. Einerseits möchte man das DMS entlasten.
Andererseits steht man vor der Aufgabe, bestimmte Dokumentenarten für sechs bzw. zehn Jahre usw. archivieren zu müssen.
Stichwort „Finanzamt (GoBD, §147 Abgabenordnung etc.) .“

Als Faustregel gilt, dass alles, was nicht mehr für die tagtägliche Arbeit benötigt wird, aus dem DMS-System ins Archiv wandert!
So entlasten Sie das Produktivsystem. Alle anderen, aufbewahrungspflichtigen Dokumente gehören gezwungenermaßen ebenfalls ins Archiv des DMS. Dokumente dieser Art wären dann zum Beispiel Lohnzahlungen, Personalakten, Jahresabschlüsse, Rechnungen und vieles andere mehr.

Zeitgemäße Systeme fürs Dokumenten-Management besitzen diese Funktion zur Archivierung bzw. der Anbindung an ein Archiv.
Archivierung wird auf diesem Wege zum Kinderspiel. Ziemlich leicht gestaltet sich auch der tägliche Umgang mit dem Archiv: Denn die Suche nach archivierten Inhalten starten Sie direkt aus der DMS-Anwendung. Statt das Papierdokument herauszukramen nutzen Sie lieber die bequeme Suchfunktion eines modernen DMS.
Dank der guten Verschlagwortung sowie vorhandener Metadaten und der aus Volltextverfahren (OCR) gewonnenen Informationen kommen Sie beschleunigt zum exakten Suchergebnis im DMS. Ganz gleich, was der Ursprungskanal des Dokuments war – vom Papierdokument über E-Mails bis hin zu bereits in einem strukturierten Datenformat angekommenen Medien. Kurzum: Ein modernes DMS befreit von lästigen, zeitintensiven und wortwörtlichen Suchläufen.

Nahtloser Übergang Ihres ERP Systems in das DMS

Den vollen Nutzen entfaltet ein DMS natürlich erst durch eine Koppelung an ERP-Systeme. Deshalb ist bei der Auswahl des DMS darauf zu achten, dass das DMS über die passenden Schnittstellen bzw. API's zu den genutzten ERP-Systemen verfügt. Denn: Beide Systeme – DMS- und ERP-System – ergänzen sich an dieser Stelle gegenseitig. Wie funktioniert das und welcher Vorteil ergibt sich daraus?

Zur Verdeutlichung: Während das Enterprise Resource Planning-System (ERP) über Stammdaten von Lieferanten verfügt, gelangt eine Eingangsrechnung zum Beispiel über das Dokumenten-Management-System ins Unternehmen. Nun kann es unter Umständen passieren, dass bestimmte Daten auf dem Eingangsrechnungsdokument fehlen. Folge: Der Eingangsrechnungs-Workflow könnte genau aus diesem Grund nicht starten bzw. bliebe an einer sehr frühen Stelle stehen.

Durch Rückgriff auf das ERP-System vervollständigen sich die fehlenden Daten und der Workflow kann im DMS weiterlaufen. Das Ganze lässt sich auch vollautomatisiert abbilden: Aus der Eingangsrechnung im DMS und dem inhaltlichen Abgleich mit den Stammdaten des ERP-Systems kann, zusammen mit einer rechnerischen Überprüfung der Summen und der Prüfung, ob eine zur Rechnung gehörende Bestellung vorliegt, ein vollautomatisierter Workflow entstehen. An dessen Ende steht die Weitergabe der Daten an die Buchung im ERP.

Darüber hinaus lassen sich auch alle im ERP-System erzeugten Dokumente schließlich im DMS-System revisionssicher archivieren sowie gleichzeitig mit anderen Dokumenten innerhalb des DMS zu einem Vorgang bündeln und zusammenführen. Die Kombination aus DMS und ERP-System schafft also enorme Synergieeffekte in puncto der Automatisierung von Workflows.

Anbindung des DMS-Systems an die Microsoft Office-Welt
Eine nahtlose Anbindung an verbreitete Microsoft-Produkte (Word, Excel, Outlook etc.) gehört zum Pflichtprogramm für ein zeitgemäßes DMS.
Dies allein schon aus Nutzersicht, denn wer will heutzutage schon ständig und dauernd zwischen Applikationen wechseln. Keiner, eben.
Im Idealfall verbindet das DMS die ebengenannten Anwendungen so gut, dass sich zum Beispiel ein Word-Dokument direkt aus dem DMS öffnen, verändern und speichern lässt.

Natürlich müssen DMS die Voraussetzungen mitbringen, bestimmten gesetzlichen Anforderungen zu genügen.

In Deutschland sind an dieser Stelle mehrere wichtige Gesetzestexte und andere Details zu nennen. Alles dreht sich dabei um Aufbewahrungspflichten und Datenschutz.

Aufbewahrungspflichten von Dokumenten innerhalb des DMS
Zunächst: Für wen gilt die Aufbewahrungspflicht? Jeder, den das Handels- oder Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet, ist auch zur Aufbewahrung derselben verpflichtet. Näheres klären die Abgabenordnung (AO) § 147, das Handelsgesetzbuch (HGB) § 257 sowie Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14b. Stellt sich sofort die nächste Frage, welche Art von Dokumenten müssen wie lange im Dokumenten-Management-System aufbewahrt werden? Als grobe Faustregel gilt:

Eine zehnjährige Pflicht zur Aufbewahrung gilt für Dokumente der folgenden Art:

  • Inventare und Lageberichte
  • Aufzeichnungen und Bücher
  • Jahresabschlüsse sowie Eröffnungsbilanz (nebst zum Verständnis nötiger Arbeitsanweisungen und weiterer Organisationsunterlagen)
  • Rechnungen und Buchungsbelege
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), wenn die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben.

Eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht gilt für Dokumente der folgenden Art:

  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Natürlich gibt es noch eine Menge mehr Aufbewahrungsfristen. Um diesen Anforderungen zu genügen, ist bei der Auswahl des Archiv-Systems auf ein entsprechendes Testat zu achten, z. B. auf einen Standard namens IDW PS 880.

DSVGO

Zwei gesetzliche Anforderungen gilt es nun zu vereinen: die eben erwähnten Aufbewahrungspflichten und die Anforderungen der DSGVO, hier insbesondere der Artikel 17 Recht auf Löschung (“Recht auf Vergessen werden”).

Was auf den ersten Blick wie ein Widerspruch aussieht, lässt sich leicht auflösen.
Nach Ablauf der Zweckbindung (hier: Aufbewahrungspflichten) regiert die DSGVO – mit der Folge, dass ein Dokumentenmanagementsystem in der Lage sein muss, spezielle Dokumente und Daten mit Personenbezug zu löschen.
Ein modernes DMS muss diese Löschfunktion beherrschen.
Darüber hinaus fordert die DSGVO vom DMS aber auch die Fähigkeit ein, dass ein Kunde jederzeit ein Auskunftsersuchen stellen kann: Es geht also um Klärung der Fragestellung, ob und zu welchem Zweck persönliche Daten gespeichert wurden – und falls ja, welche Daten das sind.
Kurzum: Das DMS-System muss über die Option verfügen, diese Daten dem Auskunftsersuchenden zukommen zu lassen.

GoBD

Auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD, der Nachfolger der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, Außerkraft s. 01.01.2015) und GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, Außerkraft s. 31.12.2014) stellen bestimmte Anforderungen an ein elektronisches Dokumenten-Management-System. Das jeweilige DMS sollte natürlich die Voraussetzungen mitbringen, um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen.

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