DAS RICHTIGE WERKZEUG FÜR DEN RICHTIGEN JOB

Individuell anpassbar um Ihre Prozesse optimal zu unterstützen

Komplexe Vorgänge abbilden

Einfach nur Dokumente archivieren und auffindbar machen, das kann doch jeder.
Wirklich interessant wird es erst dann, wenn das DMS gezielt Ihre Fachbereichen unterstützt.

Standardisierung und Automatisierung helfen uns, weiter nach vorne denken zu können. Unser Arbeitsalltag passt aber oft nicht in diese Schablonen.
Natürlich gibt es immer wiederkehrende Elemente in unseren Prozessen. Aber im Detail weichen die Arbeitsschritte von Vorgang zu Vorgang ab.

Workflows bieten die Flexibilität, Workflows komplexe Wege schnell und einfach ohne Programmierkenntnisse selbst zu erstellen.

Lösungen für Ihr Dokumenten-Management-System

Von der Erfassung bis zur Verbuchung

Nach Eingang wird der Beleg digitalisiert, markiert, ausgelesen, klassifiziert und vorgangsorientiert archiviert.

Sie sehen schon, einer Eingangsrechnung muss man in Zukunft kein Händchen mehr halten müssen.

Dank der zahlreichen Schnittstellen gibt es auch die Möglichkeit, den Rechnungsvorgang automatisch zu bearbeiten. So ist eine Übergabe der Belege und die Verbuchung in der Buchhaltungssoftware problemlos möglich. Wenn die Rechnung dann auch noch dem Workflow übergeben wird haben Sie wirklich alles unter Kontrolle.

Unternehmensprozesse digital abbilden, optimieren, steuern und überwachen

Prüfung, Freigabe und Verbuchung von Eingangsrechnungen oder die Bearbeitung der Anfragen von Neukunden.

Wir wissen beide, was jetzt kommt: Die Gemeinsamkeit all dieser Prozesse ist, dass einzelne Aufgaben innerhalb einer bestimmten Frist von bestimmten Mitarbeitern abgearbeitet werden sollen.

Um das sicherzustellen, ist es notwendig, dass alle relevanten Informationen und Dokumente punktgenau ersichtlich sind.
Das erledigt am besten der Workflow im DMS. Der Workflow kann ganz einfach und ohne Programmierkenntnisse eingerichtet werden so dass Sie nach und nach selbstständig alle Unternehmensprozesse darstellen und optimieren können.

Beispiel:

Optimieren Sie Ihre Personalprozesse

Die digitale Personalakte löst viele Routineaufgaben im Personalwesen ab.

Fragen Sie Ihre HR-Abteilung, die wissen genau, welche Information wo besser verfügbar sein sollte und welche Vorgänge immer wieder manuell bei jedem Mitarbeiter gleich durchgeführt werden müssen.

Personaldokumente der Mitarbeiter werden automatisch in das digitale Dokumenten-Managementsystem eingepflegt und zentral verwaltet.
In kurzer Zeit werden Sie in vielen Bereichen, wie z. B. Lohnabrechnung, Krankmeldungen, Überstunden, Reisekosten, Vertragswesen, Weiterbildung, Wiedervorlagen oder Bewerbermanagement entlastet.

Die E-Post-Schnittstelle versendet Ihre Ausgangspost elektronisch oder klassisch per E-Post aus dem DMS

SmartMail übernimmt vollautomatisch die Übergabe an das E-POST Druckzentrum der Deutschen Post AG.

Würden Sie sich lieber den Weg zur Post sparen? Briefpost ausdrucken, kuvertieren, frankieren und versenden.
Kann man so machen, ist dann aber sehr Old-School. Lassen Sie Ihre Ausgangspost doch vom DMS drucken und versenden.

Druck, Kuvertierung und Frankierung können Sie sich ab jetzt sparen! Bestimmen Sie dazu einfach, wer einen echten Brief bekommen soll oder wer das Dokument als EMail gesendet bekommt.

Belege automatisch erkennen, auslesen und verschlagworten

Automatisierte Belegerkennung

Also können wir jetzt bitte langsam auch ohne Papier arbeiten? Wir sind mehr oder weniger digital natives also ...
Ihr Geschäft läuft schon seit mehr als 2 Jahren? Glückwunsch! Der größte Anteil des eingehenden Schriftverkehrs wird also in der Regel nur noch mit strategischen Geschäftspartnern ausgetauscht. Wunderbar, dann können wir also anfangen, die Belegerkennung bei Ihnen zu standardisieren und noch mehr Zeit bei der Bearbeitung sparen.

Die automatische Belegerkennung liest diese Dokumente automatisch aus, archiviert rechtskonform und stellt die Daten für andere Anwendungen zur Verfügung (z.B. Ihre Finanzbuchhaltung). Durch den Einsatz von OCR-Zeichenerkennung kann somit ein Suchbegriff an vordefinierten Stellen im gescannten Dokument ermittelt werden.

Bei gleichartigen Belegen und für sich wiederholenden Ablage- und Archivierungstätigkeiten kann das Auslesen automatisiert werden. Hierdurch ist eine deutliche Entlastung von Routinetätigkeiten mit einem hohen Erfassungsaufwand möglich. Und schon haben Ihre Mitarbeiter wieder mehr Zeit für viel interessantere Aufgaben.

Komplette Akten digital abbilden, egal woher die Inhalte kommen

Die E-Akte vereint Dokumente verschiedenster Herkunft und liefert die Informationen, die Sie benötigen. Umfassend!

Den Begriff haben Sie bestimmt schon x-mal gehört nachdem Sie angefangen haben sich mit DMS beschäftigen, stimmts?

Personalakten, Projektakten, Kundenakten, Lieferantenakten, Fahrzeugakten, Vertragsakten usw. in Papierform, in Dateiordnern oder Informationen dazu in Excel-Listen. Grauenhaft. Es werden einfach zu schnell zu viele davon. In welcher Akte, welches Dokument abgeheftet war und für den Fall der Fälle ist es vorsichtshalber doppelt abgeheftet worden ... Vergessen Sie das!

In dynamischen Akten finden Sie Ihre Dokumente dank voriger Verschlagwortung und Volltextsuche garantiert wieder.

Dabei ist es egal, in welcher Akte ein Dokument liegt. Sie brauchen Ihre Akte auch unterwegs? Kein Problem! Ihre elektronische Akte ist auch über den WebViewer verfügbar, alternativ können Sie Ihre Akte auch offline auf einem USB-Stick mitnehmen.

Auf Smartphone, Tablet oder Laptop haben Sie das DMS immer dabei

Wir sind im Web zuhause und das DMS mit allen Inhalten ist immer überall mit zwei Klicks in Sicht, passt schon.

Das müssen wir nicht weiter im Detail beschreiben, das ist mittlerweile selbstverständlich.

 

E-Mails bereits am Server archivieren oder als Anwendung in Outlook integrieren

Der Schriftverkehr von Unternehmen läuft heute fast nur elektronisch.

Dabei gibt es noch bestimmte Aufbewahrungspflichten zu beachten, die z.B. im HGB, in der AO und in den GoBD geregelt sind. Die Informationen sind oft steuerrelevant und müssen daher nach § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung elektronisch aufbewahrt werden. Hinzu kommt, dass steuerrelevante Informationen, also auch E-Mails, jederzeit und unverzüglich verfügbar sein müssen.
Der Prüfer ist nie weit weg. Nicht zuletzt sind die Informationen und Absprachen, die im Mailverkehr ausgetauscht werden, wichtig für die innerbetriebliche  Prozessoptimierung. Das sollte unser HauptFokus sein, nicht immer nur das, was der Gesetzgeber von uns verlangt!

Wir bieten zwei Optionen: MailArchiv und MailAddin. Automatisches Einbringen spezieller eMails in das DMS oder manuelles Einbringen.

Das Wort archivieren verwende ich nicht mehr so gerne, das hört sich zu sehr nach "weglegen und vergessen" an. Wenn wir vom digitalen archivieren sprechen ist das schon wieder ganz anders.
Nach der Archivierung stehen E-Mails mit allen weiteren Daten verknüpft zur Verfügung. So sehen Sie alle Informationen zu einem Vorgang, einem Kunden, einem Projekt usw. gebündelt auf einen Blick. Die Verbindung hier ist wieder die? jepp, die E-Akte.

QM-Dokumente zentral verwalten und aktuell halten

QM fordert Präzision, Null-Toleranz zur Sicherstellung perfekter Ergebnisse.

Im DMS lassen sich alle Stationen Ihrer QM-Dokumente abbilden. Das System überwacht selbstständig Fristen und Wiedervorlagen und erinnert Sie per E-Mail und Workflow an die regelmäßige Prüfung von Dokumenten.

Die genaue Protokollierung aller Prozessschritte bis hin zur zentralen revisionssicheren Archivierung. Alle Dokumente immer in der aktuellsten Version einsehbar. Lückenlose Historie ist keine Frage.

Optimieren Sie Ihre Schadensmanagementprozesse

Optimieren Sie die Prozesse in der Immobilienverwaltung

Schwieriges Thema gerade hier in Berlin, ich weiß... Aber eben darum müssen wir hier viel mit Transparenz wieder geraderücken.
Hier ist unser Partner casavi am Start! casavi ist die führende Cloud-Lösung für die digitale Immobilienverwaltung sowie Online-Services rund um Gebäude, Bewohner und Dienstleister. Umfassende Verwaltung der Immobilien, kein PillePalle.

Jeder Eigentümer hat die Möglichkeit, sich Dokumente, wie seine Nebenkostenabrechnung über die casavi Plattform online abzurufen.

Wird eine Anfrage in casavi gestellt, dann wird diese in Echtzeit an das DMS übertragen, wodurch dort automatisch ein digitaler Workflow gestartet wird. Dies bedeutet nicht nur einen geringeren Kostenaufwand für die Verwaltung, sondern bietet den Eigentümern einen vorteilhaften Service. Mit der casavi-Anbindung gehört der Papierkrieg beim Schadensmanagement der Vergangenheit an! Geben Sie den Eigentümern etwas Selbstverwaltung wieder und lassen Sie die Einsparungen an die Mieter zurückfließen.

Flexible und einfache Schnittstellenkonfiguration an bestehende ERP-Systeme

Keine Insellösung mehr

In der Digitalisierung ist Integration eines der führenden BuzzWords. Nicht nur bei digitalen Prozessen, auch bei der Integration von Menschen.

Das DMS integriert sich nahtlos in Ihre vorhandene Infrastruktur, Ihre Geschäftsprozesse und somit in Ihr Unternehmen.

Unsere offenen Schnittstellen machen es möglich! Ihre Daten werden softwareübergreifend abgeglichen und für verschiedene Anwendungen zur Verfügung gestellt. Keine Mauern mehr.

Stellen Sie mit uns sicher, dass Sie GoBD-konform arbeiten

Die Verfahrensdokumentation mit Rücksicht auf die GoBD

Neben der zuverlässigen Funktionalität des DMS müssen auch diverse gesetzliche Bestimmungen eingehalten und beachtet werden, darunter die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Damit Ihr DMS „revisionssicher“ ist, müssen Sie weitere Vorgaben beachten, darunter Ihre Hard- und Softwarelandschaft, Ihre Organisation und eine entsprechende Verfahrensdokumentation. Wir geben Ihnen einfach mal ein Muster mit, individuelle Prozesse und Verfahren müssen natürlich ergänzt werden.

Volle Kontrolle über alle Verträge - keine Fristen verpassen

Volle Kontrolle über Ihre Verträge

Das ist etwas, was Standard werden sollte. Hätte ich wohl eher an den Anfang der Liste stellen sollen, stimmt. Smarte Verträge, klingelt da etwas?

Um in die Richtung zu kommen müssen wir die Verträge leben lassen und ihnen eigene Verantwortung geben, so to speak. Egal ob Miet-, Leasing-, Wartungs-, Kauf- oder Arbeitsvertrag. Von der Vertragserfassung bzw. -erstellung und Fristenüberwachung bis hin zur rechtskonformen Archivierung, das übernimmt schon mal das DMS. Verpassen Sie keine Fristen mehr! Kosten senken, einfach und effizient in Verträgen arbeiten.  Transparenz und Effizienz - zu jeder Zeit und an jedem Ort.

Geschäftskontakte gegen aktuelle EU-Sanktionslisten abgleichen

Automatischer Abgleich von Sanktionslisten

Wussten Sie, dass jedes Unternehmen verpflichtet ist, seine Mitarbeiter, Kunden und Partner gegen die EU-Sanktionslisten abzugleichen?

Organisationen oder Personen auf diesen Listen dürfen keine finanziellen Vermögenswerte erhalten. Dazu zählen beispielsweise Geld, wirtschaftliche Ressourcen, Vermögenswerte aller Art, jegliche Art von Kredit oder Bürgschaften. Gleicht man diese Listen bei Geschäftskontakt nicht ab, drohen hohe Bußgelder oder sogar Haft! Hinzu kommen weitere länderspezifische Listen, die abgeglichen werden müssen, sofern Sie Geschäfte in dem jeweiligen Land haben.
Die Herausforderung: relevante Listen überwachen und Abgleiche vornehmen. Dieser Abgleich muss bei jedem neuen Kunden oder Mitarbeiter vorgenommen werden, zusätzlich bei einer Änderung der Listen.

Auch dafür gibt's wieder eine Lösung im DMS. Das DMS sorgt dafür, dass Sie automatisiert immer gegen die aktuellen Listen der EU prüfen lassen und bei Treffern automatisch benachrichtigt werden. Eine Änderung der Listen bewirkt eine neue Prüfung des Datenbestandes.

Und was nicht passt wird passend gemacht...

"Digital first" muss auch für den Mittelstand gelten, damit er wettbewerbsfähig und vorne bleibt!

Zeit- und Kostenersparnis. Mit einem DMS entfallen die größten Zeitfresser im Alltag. Finden Sie mit der Eingabe weniger Stichworte alles innerhalb von Sekunden.

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