WIE MAN ERP DATEN INS DMS BRINGT (SCHNELL)

Infor-ERP-System  ⇄  Dokumenten-Management-System

Schnell und Individuell auf Ihrem System entwickelt.

Metadaten und Belege an DMS übergeben
⁜ Externe Belege mit ERP-Vorgängen im DMS verbinden
⁜ Recherche im DMS direkt aus dem Infor ERP System starten

Timeframe der Schnittstellenentwicklung:
Wir sprechen hier nicht von Wochen sondern von nur einigen Tagen!

Lassen wir die die Katze aus dem Sack

Sprechen wir miteinander. Ich beschreibe, was die Schnittstelle leisten kann und wie sie bei Ihnen eingesetzt werden kann.

Wir überprüfen in Ihrem Infor-ERP- System, ob die Voraussetzungen erfüllt sind, damit die Schnittstelle einsetzbar ist.
Dazu machen wir am besten einen TeamViewer Termin. Wir sehen uns z.B. an, ob die TIV hoch genug ist, ob die Lizenzen für das Baan-Report-Archiving schon im Einsatz sind usw.

Damit wir die Daten aus dem ERP System in das DMS bringen und auch aus dem ERP System recherchieren können sollten wir gleich zu Beginn mit den DMS-Verantwortlichen sprechen und die Möglichkeiten auf DMS-Seite besprechen zu können.

Nachdem nun klar ist, dass Ihr System perfekt geeignet ist für die Schnittstelle können wir uns in einem Workshop Gedanken treffen.
Ok, wie läuft denn so ein Workshop ab? Ganz entspannt am besten.
Um in einem Rutsch festzustellen, wie das IST in ein besseres SOLL verwandelt werden kann treffen wir uns mit Ihren KeyUsern, die uns am besten sagen können, wie Sie aus dem ERP System besser mit dem DMS arbeiten wollen. Wir nehmen auf, welche Belege aus dem ERP System mit welchen Index-Daten (Metadaten) in das DMS transportiert werden sollen.

Ganz wichtig ist es, von Anfang an im Kopf zu behalten, dass wir die Belege und Metadaten so bestimmen, damit wir am Ende im DMS zum einen digitale Akten bilden können und zum anderen in der Recherche die bestmöglichsten Ergebnisse finden zu können.Das bedeutet, dass wir von der DMS Richtung denken müssen, die Recherche im DMS und damit ein effektiveres arbeiten im DMS ist unser Ziel.

So, der Workshop war ein kleines Stück Arbeit. Aber so sind wir alle besser vor Mehraufwand und Fehlern in der Implementierung geschützt.
Nachdem wir nun alle wissen, was wir wollen, wie es eingesetzt und verwendet wird kann der Aufwand und die Inanspruchnahme Ihrer Resourcen geschätzt werden. Ihre KeyUser für das Projekt haben wir idealerweise schon im Workshop oder im Gespräch danach definiert. Diese können also in die späteren Tests eingebunden werden. Nächster Schritt also: Projektplan mit Milestones, den wir dann noch zusammen abstimmen können.

Los geht's. Nachdem Ihre IT-Abteilung den Zugang eingerichtet hat, wird die Schnittstelle auf Ihrem System erstellt und nach unseren Planungen im Workshop konfiguriert. Bevor Ihre KeyUser testen, wird ein Initial-Test durchgeführt, um Ihre Mitarbeiter nicht unnötig belasten zu müssen.
Erst danach werden die KeyUser verschiedene Testszenarien durchlaufen, um die Schnittstelle abnehmen zu können.

Wenn's doch mal brennt sind wir Sie da. Zum oder vor Einsatz der Software in Live werden die Verantwortlichen bei Ihnen geschult damit im Fall der Fälle das meiste schon selbst behoben werden kann. Auch um die Schnittstelle immer weiter komplett selbst verwalten und anpassen zu können.

Die flexibelste Schnittstelle in Ihr DMS ist handgemacht

Wir sollten das im Detail besprechen

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